Если нельзя, но очень хочется, то нужно обязательно и ничего в мире не стоит того, чтобы делать из этого проблему!


Интересна Java? Кликай по ссылке и изучай!
Если тебе полезно что-то из того, чем я делюсь в своем блоге - можешь поделиться своими деньгами со мной.
с пожеланием
столько времени читатели провели на блоге - 
сейчас онлайн - 

понедельник, 12 декабря 2011 г.

Time management: Как проводить хронометраж? Что мне дает хронометраж?

Хронометраж - инструмент, который я впервые опробовал после прочтения книги Глеба Архангельского "Таймдрайв". Торкнуло так, что теперь постоянно веду его.


Хронометраж (в моей версии) состоит из двух частей:
- Ведение засечек времени при переключении с задачи на задачу. Причем "пошел в туалет", "вышел в офис пешком", "переустановил java" - это все таски. Все задачи, от минуты и больше - все должно быть записано. Записывается время старта, время завершения, категория задачи.
- Анализ утечек времени. Раз в неделю (или раз в день), в тихой спокойной обстановке, просматриваются все записи с одним единственным вопросом "а как это можно было сократить?"

Те, кто ведет домашнюю бухгалтерию - поймут, что дает этот инструмент. Только если деньги - ресурс восполняемый, то время вам никто никогда не вернет. Он позволяет понять, куда утекает ваше время. Важно это по одной простой причине - часов в жизни человека, дуй Бог, наберется 700 000. И каждый час это число становится меньше. Я, в своих 26 лет, уже ~230 000 часов израсходовал. Ребята, которым уже за 300 000 завалило, вплотную задумываются о том, а какого фига я достиг в этой жизни. Кризис среднего возраста называется. Это когда понимаешь, что то, о чем мечтал в юношестве и детстве - там, в мечтах и останется. Те мои знакомые, которым еще больше - частенько говорят об упущенных возможностях.

Ладно, это как-то больше к ценностям и целям относится. Я же хотел сказать, что ценность времени нелинейно. То что можно сделать сейчас легко, уже завтра будет сложнее. Вероятно, даже удовольствия это приносить будет меньше - а кто не слышал "а вот в моей молодости, конфеты были слаще..."

Как-то фрирайтинг мой занес меня в дебри :) Что из этого всего можно понять? Да то, что у меня есть 70 000 часов до, того самого, кризиса среднего возраста. Это может показаться много - 8 лет! Но с момента, когда я был студентом прошло даже больше. Не прошло а пролетело. Так что это очень немного.

Хронометраж, один из инструментов, который позволяет мне вести учет этого, моего самого ценного, богатства.

Как я это делаю?

Раньше я вел это все дело на бумаге и подсчитывал вручную. Неудобно. По этой причине я сделал формочку в excel, и переделегировал ей часть левой работы. Признаюсь, из за отсутствия автоматизации я часто не делал (из за нехватки времени) делать еженедельный анализ результатов.

Вот так выглядит формочка:



Вот тут можно скачать эту xls доку (по мере улучшения и фикса багов я ее буду обновлять). Доке всего дня, но за это время я успел ее переделать три раза.

Как она работает?

В зеленые колонки - "Дата", "Что делал?", "Конец", "Категория" - ты вводишь соответствующие значения всякий раз, когда переключился с одной задачи на другую (даже, если это "быстро ответил соседу какую версию библиотеки использовать" продолжительностью 2 минуты).

Оранжевые колонки "Начало", "Разница", "Категория", "Сумма", "%", "Часов всего" ты не трогай, потому что они подсчитываются автоматически. Разве что самая первая ячейка колонки "Начало" - ее надо будет ввести вручную.

Что значит каждая колонка:
"Дата" - число, день недели, фаза луны - не важно. Введено для удобства отделения дневных (или лунных, ладно шучу) циклов.
"Что делал" - описание задачи (или того, на что отвлекся). Не скупись на слова - тут должно быть понятно чем ты занимался спустя год :) Никогда не знаешь, когда вернешься к этой доке с анализом (но желательно раз в неделю минимум).
"Начало" - значение времени берется из предыдущей записи в ячейке "Конец". Все же время непрерывно. А учитываем мы все - и сон тоже.  Заполняется автоматически.
"Конец" - сюда ты вводишь время, которое видишь на часах, в момент, когда переключился на другую задачу. 
"Разница" - дробное число часов в интервале между (начало и конец). Заполняется автоматически.
"Категория" - некоторые задачи группируются, и тут ты вводишь имя группы. быть может это имя проекта, быть может имя человека, быть может что-то еще... Можно вводить сразу, а можно и потом, когда будешь проводить анализ. Я делаю сразу.

Далее идет другая таблица, подводящая итог:
"Категории" - Заполняется автоматически из колонки "Категория". Выбираются все уникальные категории.
"Сумма" - Заполняется автоматически из колонки "Разница", для всех рядков заданной категории.
"%" -Дает ответ на вопрос, как много всего своего времени в % соотношении ты уделяешь этой категории. Заполняется автоматически
"Часов всего" - общее количество учтенных часов.

Траблшуттинг (или рекомендации по использованию таблиц в excel):
- не вставляй (не удаляй) никаких строк и столбцов в таблицу.
- не используй copy-past значений из одной ячейки в другую
- пиши текст только вручную
- не заполняй никаких значений в колонку F (она скрыта).
- не пиши ничего в колонках С, E, I, J, K, L - в них одни сплошные формулы.
- для тебя только зеленые колонки "Дата", "Что делал?", "Конец", "Категория"
- после каждого анализа начинай работу с нового листа (так проще)
- расширяй доку, только если понимаешь что делаешь. Хорошо бы при этом сравнить какие-то контрольные значения со значениями взятыми до правки.

А теперь не много рекомендаций при работе с хронометражом

Носи всегда с собой листик бумаг, карандаш и часы, чтобы в дали от компьютера иметь возможность вести хронометраж. После перенеси все в общую доку.

Если забыл вести хронометраж - продолжай с того места на котором вспомнил. Не стремись все воспроизвести за последних 5 дней - это нереально и будет тебя сильно демотивировать. Просто начинай с того момента как вспомнил. Первые недели две данные все равно не будут идеальными - наша цель на эту итерацию - привить привычку.

Проводи анализ раз в день, неделю, месяц (это по началу не советую - очень отложенная обратная связь получается).

Представь, что числа эти - это не часы, а тысячи долларов, которые утекают с твоего счета. Ты есть целый завод по производству чего-то полезного. В тебе работают разные отделы. Каждый день работы стоит 240 000$. Тебе надо придумать, как эти деньги эффективнее расходовать. Ты директор!

Для версии, где час стоит 1000$ предлагаю другой шаблон, более мотивирующий :)

Вот пример.


Всего лишь надо выбрать в колонке "ЗП, $ в месяц" сколько денег ты "получаешь" в месяц (я выбрал 100 000$ :) чтобы цифры в колонке "Разница" были ощутимее).

Теперь про то, что я получил от хронометража и что можешь получить ты:
- ты понимаешь, что то, что ты думал займет 5 минут, вовсе 5 минут не занимает. Позже ты поймешь, что задач на 5 минут практически никогда не бывает - все они растягиваются на  в разы и являются главным пожирателем твоего времени.
- ты понимаешь что сделал совсем не то, что хотел сделать сутра
- ты понимаешь, что на самом деле кроется за "нет времени" - эту фразу более приятнее говорить как "не те приоритеты".
- ты отказываешься от чего-то, потому что понимаешь - времени заберет огого, а пользы не так.
- ты стремишься делегировать
- ты оптимизируешь, автоматизируешь- придумываешь что угодно, чтобы сделать то же но дешевле
- ты работаешь сутра, а после обеда спишь или гуляешь
- ты делаешь частые перерывы, потому что это эффективный способ борьбы от суеты
- ты стараешься не отвлекаться на скайпы, почты, потому как все ты воспринимаешь как задачи
- каждый вечер (или раз в неделю) ты делаешь новые открытия в ходе анализа
- тебе легко заполнять всякого рода рипорты
- тебе легко сказать сколько точно времени займетта или иная задача, потому что ты знаешь насколько в среднем ты обманываешь себя, на планировании, когда говоришь "я сделаю это за X часов"
- ты управляешь своим временем, а не плывешь по течению.
- ты доволен тем, что у тебя в дне больше на пару (а может и пять-семь-30-1000!) часов времени чем у остальных.
- еще (из последних нововведений) ты легко можешь подсчитать в процентном соотношении, как и на что утекает твое время. Так же можно придумать любые другие метрики - покуда есть статистическая информация. К примеру на вкладке "Балланс" можно сгруппировать категории и увидеть в процентном соотношении на что тратится время. Очень полезно, если хочешь начать уделять семье столько же времени сколько работе.

Тут в 1й колонке вводишь те категории, которые вводил в табличке "Хронометраж". Во второй обобщаешь их в т.н. "области". В третьей видишь сумму по категориям (подсчитывается автоматически). В четвертой приведен список тех же "областей" (вводишь вручную). В пятой - сумма часов но уже по "областям". В шестой - процентное соотношение.

Формируя "области" из "категорий" будь осторожен со вставкой новых колонок и рядков -  там повсюду в ячейках формулы. Копировать/перемещать в пределах одной таблицы значения можно безболезненно. В любом случае в этой таблице предусмотрено два поля, которые сообщать об ошибке, если количество часов в сумме не совпадет с тем, что указано в таблице "Хронометраж".



Еще одно замечание. В дне у тебя может быть больше 24 часов. Как? Ты можешь делегировать часть своей работы. Человеку либо компьютеру. В первом случае правильнее будет говорить о том, что у тебя в сутках есть некоторое число человекочасов большее, чем 24.

Во втором случае - автоматизация какого-то процесса приведет к тому, что ты не будешь тратить времени (или будешь, но на суппорт {который опять же можно делегировать либо автоматизировать}) на задачу, отнимавшую у тебя по несколько ценных минут в день.

Простой пример - этот пост в блоге находясь в общедоступном месте могут читать тысячи (ну ладно, сотни) людей. Если бы я поставил перед собой цель рассказать то, что тут написано сотне людей, то:
- я бы взял год, чтобы объяснить этом каждому отдельно
- я бы взял две недели, чтобы организовать вебинар и провести его разово для 100 людей
- я бы потратил 2 часа, чтобы описать это в блоге. Все! Больше я к этой теме не вернусь - если кому-то и надо будет объяснить про хронометраж - я скину ему линк на пост в своем блоге (а это займет 10 минут не больше). Вот так то, на что я тратил раньше час (передавая из уст в уста), теперь я трачу 10 минут (передавая линк).

А сколько еще методов оптимизации ты откроешь, когда начнешь во время анализа задавать к каждой записи в табличке один единственный вопрос "а как это можно было сделать дешевле?"


Вот как-то так в моем дне немного больше часов, чем было еще пару лет назад. И все начинается с учета расходов.


В общем Enjoy!

13 комментариев:

  1. Супер, все отлично описано. Я делал также, только с деньгами. Все отлично работает, но в отличии от денег, и правда, время то не прибавляеться, а убывает.

    ОтветитьУдалить
  2. Спасибо за комментарий. Кстати да, табличка хоронометража получилась из таблички для ведения домашней бухгалтерии )

    Мне показалось, Вы сказали "делал" в прошедшем времени, - что случилось, отказались от бухгалтерии?

    ОтветитьУдалить
  3. Мне довелось работать с очень оригинальным человеком. Он в качестве напоминания о том, что время невосполнимый ресурс добавил в систему автоматизации предприятия счетчик оставшегося времени. Каждый пользователь мог задать в своей учетке предполагаемое время жизни (или использовать данные статистики по стране). В строке состояния программы постоянно бежали цифры: прошло % рабочего дня, рабочей недели, рабочего месяца, рабочего года… И самая мотивирующая часть- прожито Х % жизни, осталось У% жизни. Очень мотивировало, но по просьбам пользователей фичу отключили :)
    Слава К.

    ОтветитьУдалить
  4. А как же "счастливые часов не наблюдают"?

    ОтветитьУдалить
  5. А что есть счастье для тебя? Счастливый ты, какой он?

    Я счастлив, когда пробую новое, когда вижу новые свойства у старых вещей, когда делюсь ими, когда меня хвалят, когда я в потоке, когда в необычном месте, когда здесь и сейчас и чувствую единство всего и времени и людей и причин и следствий - тогда нет времени, просто есть переживание.

    Если ты это имел ввиду, то счастлив я не все 100% времени, и более того, в такие моменты не хочется ничего записывать - это лишнее. Потому что любая запись - это жалкое оцифрованное подобие действительности.

    Но в суете дней хронометраж помогает понять несколько вещей: 1) от чего я счастлив 2) как долго дилилось счастье :) 3) что сделать чтобы его еще продлить хоть чуть чуть.

    Третье рождается в ходе анализа, когда те вещи, которые тебя не драйвят ты минимизируешь а на то, что драйвит - ты выделяешь больше времени.

    Ладно, прибежал ребенок - хочу прервать эту философию... Счастье мое требует папиного внимания...

    ОтветитьУдалить
  6. первая таблица не качается(

    ОтветитьУдалить
  7. Анонимный20 июня 2012 г., 09:34

    Лично я для организации личного времени и повышения личной эффективности использую LeaderTask. Он и личный помощник, и работать с
    ним очень просто, составлять планы, корректировать их, а самое главное что голова всегда свободна.
    Также много информации есть на сайте программы www.leadertask.ru

    ОтветитьУдалить
  8. Завидую белой завистью! У меня пока получилось только хронометраж работы вести. Всю жизнь записать пока не получается. Если интересен мой опыт, то можете почитать в моем блоге: http://myefficiency.ru/hronometrazh/

    ОтветитьУдалить
  9. Честно говоря по названию поста думал будет полезно и немного занудно. Но оказалась читается очень на легке, практично без воды. Очень полезно! Спасибо, Саша!

    ОтветитьУдалить
  10. Этот комментарий был удален администратором блога.

    ОтветитьУдалить
  11. Не получается скачать табличку

    ОтветитьУдалить
  12. Как не учитывать обед 1 час?

    ОтветитьУдалить